Så skapar du en lyckad konferens
En konferens är ett utmärkt tillfälle för företag att samla sina anställda och utbyta tankar och idéer. Oavsett om konferensen endast är till för anställda inom ett visst företag eller om det sker mellan olika organisation är grundprincipen densamma: med presentationer och aktiviteter blir det lättare att låta möten ske och tankar flöda som kan vara fruktbara i ett senare skede. Som arrangör har du därför ett stort ansvar att låta konferensen bli så lyckad som möjligt. Här är några smarta tips för att försäkra dig om att du maximerar din konferens.
Den absolut viktigaste punkten för varje arrangör är att se till att det finns ett tydligt syfte. Som konferensdeltagare finns det inget värre än när det saknas en röd tråd som gör att allt blir ett virrvarr av information. Tänk igenom vad du vill säga med konferensen och vad du hoppas att utfallet ska bli. På så sätt kan du kontrollera om du kan formulera din vision på ett ännu tydligare sätt.
Lika viktigt är det att presentera materialet på rätt sätt. Varje deltagare lär se ett antal presentationer och dragningar under konferensens gång, så det är viktigt att se till att upprätthålla intresset. I regel är det bättre att hålla presentationerna korta och kärnfulla för att undvika gäspningar i publiken. Ett annat smart knep är att använda verktyg som involverar publiken – som mentometerknappar.
Du får inte heller underskatta de praktiska frågorna. En konferens bör arrangeras i en inspirerande miljö för att den ska nå sin maximala potential. Även om du har hyrt en vanlig konferenslokal kan du göra ditt bästa för att den ska kännas välkomnande. Det gäller även mat och dryck som är en uppskattad del av konferensen. Om du har lagt extra vikt vid att varje konferensdeltagare ska ha en bra vistelse ökar dina chanser till att konferensen också uppfyller målet och bidrar till att skapa kreativitet.
Till sist bör du se till att människor har möjlighet att möta varandra och prata på konferensen. Med mingel följer också utbyte av tankar medan deltagare som stängs in i mörka konferensrum sällan kommer på några smarta idéer.
